5W2H PARA MEJORAS LOCATIVAS

ALTAS TEMPERATURAS DENTRO DEL SITIO DE TRABAJO.

5W2H	DESCRIPCIÓN
WHAT	Instalación de ventiladores en el área de trabajo
WHEN	Durante el día sobre todo en después de las 9:00 A.M
WHERE	Área central de trabajo.
WHO	Auxiliares de archivo Digitadores Digitalizadores Técnicos de publicación Coordinadores
HOW	Generando mejores condiciones de ventilación para disminuir el calor en los momentos de mayor temperatura durante el día.
HOW MANY	Inversión de $350.000 para compra e instalación de ventiladores.
WHY	Gran cantidad de personal y equipos de trabajo.

FALTA DE ILUMINACIÓN.

5W2H	DESCRIPCIÓN
WHAT	Lámparas dañadas que afectan la iluminación del área.
WHEN	Se afecta de manera más frecuente al personal del turno de 2:00 P.M a 10:00 P.M.
WHERE	Área central de trabajo.
WHO	Auxiliares de archivo Digitadores Digitalizadores
HOW	Realizar el cambio oportuno de lámparas. Revisión periódica de las redes eléctricas.
HOW MANY	Valor aproximado a $420.000.
WHY	Falta de atención a las redes eléctricas. Deterioro o daño de las lámparas.

MESAS Y SILLAS EN MAL ESTADO

5W2H	DESCRIPCIÓN
WHAT	Equipos de oficina en mal estado (mesas y sillas).
WHEN	Aproximadamente 15 elementos mensualmente. (Frecuentemente sillas).
WHERE	Mesa de apoyo, módulos de digitalización.
WHO	Auxiliares de archivo Digitadores Digitalizadores
HOW	Reparación de los muebles en mal estado. Mantenimiento preventivo a los muebles. Cambio de elementos en mal estado.
HOW MANY	Valor aproximado a $235.000. Para cambio de ruedas, tornillos y espaldares. Además de la compra de 4 mesas nuevas.
WHY	Deterioro por uso (tiempo). Mal cuidado de la persona responsable. Peso excesivo del escáner (mesas).

5W2H

MEJORA EN LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS QUE SE ESTÁN PRESTANDO.

5W2H	DESCRIPCION
WHAT	Mejorar la calidad de los servicios prestados por la línea servicios digitales.
WHEN	Se incrementa desde el momento de la recepción de los documentos.
WHERE	Recepción documental (pérdida de información) Alistamiento (gachos, documentos en mal estado) Digitación (datos errados) Digitalización (imágenes sin girar, incompletas, montadas), Publicación (información incompleta).
WHO	Auxiliares de archivo Digitadores Digitalizadores Técnicos de publicación
HOW	Prestando mayor atención a los procesos que se realizan. Informando acerca de los Productos No conformes en el momento oportuno. Garantizado el correcto funcionamiento de los equipos de trabajo. Fomentado la importancia del trabajo en equipo. Cambiando los consumibles de los equipos en el momento indicado, 600.000 imágenes o error de consumibles presentado por el equipo.
HOW MANY	Procesos realizados a diario. Mantenimiento preventivo de equipos, valor aproximado a $9.500.000 cada 2 o tres meses. $1.500.000 cada 2 meses aproximadamente.
WHY	Distracción por parte de los encargados de realizar el trabajo. En cuanto al daño de los equipos, errores en el alistamiento. documental, ganchos sin quitar, documentos en mal estado. Falta de compromiso por parte del personal. No se comunica sobre los productos No conformes al directo responsable de la función. Curva de aprendizaje incompleta por parte de algunos colaboradores. Gran volumetría documental para el proceso de escaneo en el caso de los equipos.

CAMBIO DE ACTITUD POR PARTE DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO.

5W2H	DESCRIPCION
WHAT	Mejorar el entorno y ambiente laboral del área de servicios digitales.
WHEN	Todos los días.
WHERE	En los diferentes proyectos y grupos de trabajo que tiene la línea de negocios.
WHO	Personal administrativo. Líderes de proceso. Auxiliares de archivo. Digitadores. Digitalizadores. Técnicos de publicación.
HOW	Creación del buzón de sugerencias. Compromiso por parte de los líderes de tratar a los colaboradores de forma respetuosa y con igualdad de condiciones. Fomentar el diálogo entre superiores y operarios, teniendo en cuenta las opiniones de ambas partes. Hacer uso de las normas de urbanidad, (saludo, agradecimiento, etc.). Capacitación acerca de los diferentes temas y necesidades de la línea.
HOW MANY	Todos los días. Mensualmente se abrirá el buzón y se dará respuesta a las diferentes solicitudes y opiniones presentadas.
WHY	Diferencias personales en los diferentes proyectos. Desacuerdo en la forma de realizar las funciones. Rumores de pasillo. Preferencias por algunas personas por parte de los líderes de proceso. Desigualdad en las cargas laborales y permisos concedidos. Falta de oportunidades de ascenso y crecimiento laboral. Desmotivación y falta de compromiso por parte de los empleados. Evasión laboral.

LLEGADA DE NUEVOS PROYECTOS QUE GENEREN RENTABILIDAD Y GANANCIA.

5W2H	DESCRIPCION
WHAT	Atraer nuevos clientes que generen ganancia económica a la línea.
WHEN	Cancelación de contratos por parte de los clientes antiguos de la compañía. Solicitud de licitación al finalizar el tiempo de trabajo estipulado en los Acuerdos a Nivel de Servicio.
WHERE	En el momento de la recepción documental. Al término de cada mes se hace notorio la disminución de la volumetría documental procesada, generando pérdidas económicas.
WHO	Área financiera, marketing y preventa de la empresa. Área administrativa de servicios digitales. Líderes de proceso. Auxiliares de archivo. Digitadores. Digitalizadores. Técnicos de publicación.
HOW	Llegada de nuevos proyectos a servicios digitales. Necesidad de aumentar el recurso humano de la línea para cumplir con la demanda laboral. Aumento en la facturación mensual (ingresos económicos) del área. Cumplimiento de los Acuerdos a Nivel de Servicio de los diferentes clientes.
HOW MANY	Mensualmente Trimestralmente. Semestralmente
WHY	Principalmente por la poca garantía en la calidad de los servicios. Altos costos del servicio.

MAYOR ATENCIÓN A LAS FALLAS EN LOS EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE TRABAJO.

5W2H	DESCRIPCION
WHAT	Prestar mayor atención al funcionamiento de los escáneres y equipos de cómputo.
WHEN	Cuando los escáneres presenten error de consumibles. Cuando los escáneres presenten fallas por exceso de polvo, ganchos o papel atascado, entre otras. Cuando los computadores presenten fallas y trabajen lentamente. Cuando se presenten fallas en las redes y páginas compartidas para la publicación de imágenes. Demora en el cambio de repuestos como guías, correas, etc.
WHERE	Digitalización. Digitación. Publicación de imágenes.
WHO	Líderes de proceso. Técnicos de mantenimiento. Digitadores. Digitalizadores. Técnicos de publicación.
HOW	Limpieza de los equipos por parte del operario encargado en el turno. Diligenciamiento de la planilla expuesta en cada equipo de trabajo presentado novedades o certificando el buen funcionamiento del mismo. Mantenimiento preventivo, mínimo cada dos meses o al completar 600.000 imágenes procesadas.
HOW MANY	Generalmente se presentan demoras de 2 o 3 días en el cambio de consumibles. Hasta 15 días en la reparación, cambio o mantenimiento de equipos.
WHY	Mal trato por parte de los operarios de los equipos. Falta de mantenimiento preventivo. Mala calidad en el alistamiento documental.
A NIVEL PERSONAL, CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA LABORAL.

5W2H	DESCRIPCION
WHAT	Adquirir los conocimientos y experiencia necesaria para sobresalir a nivel laboral.
WHEN	Al momento de buscar mejores oportunidades laborales.
WHERE	Empresa donde trabajo. Ciudad.
WHO	Ludy Johanna Martínez Jiménez
HOW	Esfuerzo, compromiso y dedicación personal. Cumplimiento laboral y estudiantil. Reforzando los conocimientos. Mejorando las rutinas laborales y de estudio.
HOW MANY	Diariamente.
WHY	Gran número de personas con ganas de crecer personal y laboralmente.

ASPECTOS LOCATIVOS A MEJORAR

ASPECTOS LOCATIVOS A MEJORAR:

De igual forma se han tenido en cuenta algunos aspectos locativos que  han sido motivo de queja frecuente entre los colaboradores de la línea y que están perturbando el ambiente laboral y en cierta forma desmotivan y disminuyen la calidad del trabajo.

1.    Altas temperaturas dentro del sitio de trabajo.

Debido a la cantidad de personas y a los equipos de trabajo que hay en el lugar,  se presentan momentos en que el calor es bastante sofocante,  para ello se están adecuando ventiladores colgados a la pared.  De  momento se han instalado 3, pero la idea es colocar por lo menos otros 2 para refrescar un poco mejor el entorno.

2 . Falta de iluminación:

Otro inconveniente bastante molesto,  se han presentado de manera frecuente lámparas quemadas que perturban la visibilidad,  sobre todo para el turno de la tarde, en este caso la solución ha sido la revisión periódica de las redes eléctricas y lógicamente el cambio de las bombillas faltantes.

 3.    Mesas y sillas en mal estado:

Generalmente se presenta con mayor frecuencia en las sillas, los daños más comunes son los espaldares, las ruedas y las patas tanto de mesas como de sillas;   se ha incrementado el mantenimiento preventivo y correctivo a  dichos elementos y en ocasiones se han realizado los cambios necesarios.